Digitalizarea actelor juridice în România: ce s-a schimbat deja pentru avocați și clienți

Multă vreme, „digitalizarea justiției” a fost genul de expresie pe care o auzeai la o conferință și o uitai până a doua zi. În ultimii doi ani, însă, a încetat să mai fie o promisiune de pe slide-uri. S-a schimbat legea semnăturii electronice, statul a făcut facturarea electronică obligatorie, iar un dosar de înființare de firmă poate fi depus astăzi integral online, fără să pui piciorul la ghișeu. Nu mai vorbim despre ce „ar putea” să se întâmple, ci despre ce s-a întâmplat deja — și despre ce înseamnă concret pentru omul care are nevoie de un act și pentru avocatul care îl redactează. Merită să ne uităm la ambele, fără entuziasm exagerat și fără panică.

Ce s-a schimbat, concret — nu în teorie

Semnătura electronică are, în sfârșit, o lege pe măsură. Legea 214/2024 a înlocuit vechea Lege 455/2001 și a intrat în vigoare în octombrie 2024, aliniind cadrul intern la Regulamentul european eIDAS. Ce înseamnă în practică: un document semnat cu semnătură electronică calificată produce aceleași efecte ca unul semnat de mână, iar în formă electronică are valoarea unui înscris sub semnătură privată. În plus, instituțiile publice sunt obligate să accepte documentele semnate electronic. E o schimbare mai mare decât pare, pentru că elimină o ezitare veche — aceea că un act semnat „pe calculator” ar fi cumva mai slab juridic. Nu este, dacă e semnat corect.

Aici e și prima nuanță pe care merită s-o știe oricine: nu orice semnătură electronică e egală. Una e semnătura simplă (un nume scris într-un PDF), alta e cea avansată, și cu totul altceva e cea calificată, emisă de un prestator acreditat. Doar ultima are echivalența deplină cu semnătura olografă. Confuzia dintre ele produce, deja, contracte pe care oamenii le cred valabile fără să fie.

Statul a trecut la digital — uneori împingând de la spate. Din ianuarie 2025, sistemul RO e-Factura a devenit obligatoriu, inclusiv în relația cu consumatorul final, iar persoanele fizice autorizate trebuie să transmită facturile prin sistem indiferent dacă sunt sau nu plătitoare de TVA, în câteva zile de la emitere, sub sancțiunea amenzilor și a pierderii deductibilității. Pentru multe firme mici, a fost prima dată când digitalul n-a mai fost o opțiune, ci o condiție de funcționare. În paralel, Registrul Comerțului permite astăzi depunerea integral online a dosarului de înființare a unei societăți, fără prezență fizică la ghișeu, cu condiția să ai o semnătură electronică calificată. Spațiul Privat Virtual al ANAF a devenit, între timp, locul prin care trece aproape orice interacțiune fiscală.

Instanțele s-au mișcat și ele. Cererile pot fi transmise în format electronic, dosarul electronic permite consultarea online, programarea pentru studiul dosarului se face pe internet, iar ședințele online — apărute din necesitate în perioada pandemiei — au rămas, măcar parțial, în peisaj. Ritmul diferă de la o instanță la alta, iar cine a lucrat cu mai multe știe cât de inegal e încă. Dar direcția nu mai e ambiguă.

Și unde se oprește digitalizarea? Merită spus onest, pentru că altfel articolul ar fi un pliant. Zona care avansează cel mai greu este cea a actelor autentice notariale: acolo unde legea cere verificarea identității în fața unui profesionist și un consimțământ „solemn”, prezența fizică rămâne, în cea mai mare parte, regula. Digitalizarea în drept nu e un val uniform; e mai degrabă o hartă cu zone care s-au mutat complet online și zone care, prin natura lor, rezistă.

Ce înseamnă pentru client

Pentru omul obișnuit, schimbarea se traduce în trei cuvinte: acces, cost, viteză. Cineva care acum cinci ani suna trei birouri pentru o simplă împuternicire poate azi rezolva multe lucruri tipizate de acasă, într-o seară. Pentru actele standardizate — un contract de închiriere, o împuternicire, actele de înființare a unui SRL — au apărut platforme care generează documentul completat pe baza răspunsurilor introduse de utilizator, în câteva minute și la o fracțiune din costul unei consultații clasice. Este, de altfel, și logica din spatele unor servicii precum întregul set de documente necesare înființării unui SRL, generat online: ce e repetitiv și tipizat poate fi automatizat.

Aici e însă și granița pe care un articol onest trebuie s-o traseze. Un generator de acte e util exact cât de standardizată e situația pe care o acoperă. În momentul în care apar mize mari, negociere, clauze atipice sau riscul unui litigiu, un formular nu înlocuiește judecata unui avocat — o simulează superficial. Riscul real al digitalizării nu e că oamenii vor folosi self-service-ul, ci că unii îl vor folosi și acolo unde chiar aveau nevoie de un om. Un act prost făcut pare o economie până în ziua în care încetează să mai fie. Cel mai sănătos mod de a privi aceste instrumente e ca pe o triere: rezolvă singur ce e simplu, dar recunoaște când problema ta nu mai e simplă.

Ce înseamnă pentru avocat

Prima reacție, de înțeles, e defensivă: dacă un algoritm scoate un contract în trei minute, ce mai rămâne de făcut? Răspunsul e că digitalizarea nu e o amenințare, ci o reașezare — și, dacă e citită corect, una favorabilă.

Munca de volum mic, repetitivă, tipizată, migrează spre automatizare. Dar aceea era oricum munca cel mai slab plătită și cel mai puțin satisfăcătoare din birou. Avocatul care înțelege asta nu pierde teren, ci urcă: spre consultanță, strategie, negociere, structurare, litigiu — exact zonele în care un model nu poate intra, pentru că nu-și asumă răspundere și nu citește un context uman. Legal-tech-ul nu înlocuiește avocatul; îi mută valoarea mai sus în lanț. Cel care adoptă instrumentele — semnătura calificată, gestiunea electronică a dosarelor, generarea asistată pentru partea tipizată — livrează mai repede și mai ieftin ce e mecanic și își păstrează timpul pentru ce contează cu adevărat. Cel care le refuză ajunge, fără să vrea, să concureze pe preț cu un software, o cursă pe care nu o câștigă nimeni.

O precizare, tot din onestitate profesională: tehnologia nu e neutră din punctul de vedere al răspunderii. Un act generat automat și semnat fără să fie citit rămâne răspunderea celui care îl semnează. Instrumentul accelerează munca bună și munca proastă la fel de eficient. Diferența o face, în continuare, omul.

Spun asta din poziția cuiva care a construit o platformă de generare de acte juridice. Am ajuns să lucrez cu un avocat partener tocmai pentru că digitalizarea nu a ajuns, încă, în punctul în care un sistem să poată redacta de la zero un contract sau un act juridic — iar verificarea finală tot un avocat trebuie s-o facă. Aș fi putut, tehnic, să sar peste pasul acela. Am ales să nu, pentru că un act corect nu înseamnă doar unul completat corect, ci unul gândit corect — o distincție pe care software-ul, deocamdată, n-o face singur.

Ce rămâne de rezolvat

Cadrul e nou, dar nu e complet. Alfabetizarea digitală e inegală — și în rândul clienților, și al profesioniștilor. Semnătura calificată, piesa pe care se sprijină aproape tot restul, încă nu e atât de răspândită pe cât ar cere un sistem gândit „online-first”. Securitatea datelor și conformitatea cu regulile de protecție a datelor ridică întrebări pe care abia acum practica începe să le testeze. Și, poate cel mai important, digitalizarea reală nu înseamnă să pui un PDF pe un portal, ci să regândești procesul din spatele lui. Multe instituții au făcut primul pas fără al doilea.

Concluzie

Direcția nu mai e reversibilă. Întrebarea nu mai e „dacă”, ci „cât de repede și cât de bine”. Pentru client, digitalizarea aduce mai mult acces — cu responsabilitatea de a ști când un buton nu ține locul unui om. Pentru avocat, aduce mai puțină muncă mecanică și mai mult loc pentru judecată, cu condiția de a folosi instrumentele în loc de a se teme de ele. Iar echilibrul dintre automatizare și judecată umană nu e o notă de subsol a discuției — e, de fapt, tot subiectul.

Despre autorul invitat

Stanciu Mihai-Matei

Fondator DocuJuridice - student la Drept · DocuJuridice

Mihai-Matei Stanciu este student la Drept și fondatorul DocuJuridice, o platformă care generează online acte juridice tipizate pentru persoane și firme. Lucrează îndeaproape cu un avocat partener pentru validarea juridică a documentelor, dintr-o convingere simplă: tehnologia în drept e utilă doar dacă rămâne corectă. Îl interesează în special zona în care digitalizarea și practica juridică se întâlnesc — ce se poate automatiza fără să se piardă rigoarea și unde judecata unui profesionist rămâne de neînlocuit. Poți vedea cum arată această abordare pe https://www.docujuridice.com.

Website autor LinkedIn